Pengembangan Karir – Meeting Efektif

Pengembangan Karir – Meeting Efektif

Spread the love

pengembangan karir meeting efektif

Bu Novi, saya senang sekali mengikuti rubrik ini karena membahas hal-hal praktis seputar pekerjaan. Dan saat sekarang ini saya mohon bisa dibantu menjelaskan tentang meeting atau rapat. Awalnya saya ragu, apakah pantas menanyakannya dalam rubrik ini, karena topiknya sudah sangat umum dan sebenarnya semua saja bisa melakukannya. Contohnya rapat OSIS, rapat RT, rapat tujuh belasan, dan lain-lain.

Dalam urusan kantor, meeting-meeting itu juga sangat sering kami lakukan. Cuma saya merasa kok sepertinya hasil tidak ada. Jadinya buang-buang waktu, energi dan biaya. Meeting yang kami adakan seringkali jadi semacam ceramah, karena atasan atau pimpinan lebih dominan bicara. Kemudian karena itu juga, peserta lain juga akhirnya enggan bicara. Dan yang paling menjengkelkan adalah, setelah kita berdebat dan menuangkan ide serta rencana, realisasinya tidak ada. Tidak ada tindak lanjut dari rapat tersebut. Mungkin Ibu bisa memberikan tips tentang  bagaimana agar rapat tersebut bisa efektif dan tidak sekedar buang-buang waktu. Terima kasih banyak sebelumnya.                                                                                                                   Rina, Malang

Jawaban :

Sdri. Rina, dari pengalaman lapangan yang saya temui tentang meeting atau rapat, memang demikian kenyataannya. Fakta di lapangan menunjukkan beberapa hal     berikut: hanya sedikit pemimpin bisnis yang pernah mendapatkan pelatihan bagaimana melaksanakan meeting. Kebanyakan orang setuju bahwa agenda meeting sangat perlu tapi kenyataannya mereka hanya separuh yang menggunakannya. Dan karenanya lebih separuh dari waktu yang digunakan untuk meeting tidak produktif, dan menghabiskan biaya. Jadi, bukan hanya Anda saja yang merasakan hal tersebut, banyak orang lain juga mengalami hal yang sama.

Dalam suatu organisasi bisnis atau dunia kerja, mengatur meeting secara efektif sangatlah penting karena manajer atau supervisor banyak menghabiskan waktu kerjanya (60-75%) dengan menyiapkan, menghadiri dan memfollow up meeting.  Bahkan beberapa manajer merasa terjebak dalam skedul meeting, sehingga hanya menyisakan sedikit waktu bagi pencapaian atau pengungkapan target pribadi. Dengan tuntutan meeting yang makin meningkat, kondisi demikian justru makin membuat meeting yang dilakukan tidak efektif. Namun demikian bukan berarti meeting adalah suatu hal yang tidak penting. Karena meeting bisa merupakan sarana yang memungkinkan organisasi untuk memecahkan persoalan yang mereka hadapi dan juga menjadi tempat di mana mereka berbicara tentang apa yang harus dilakukan. Oleh karena itu yang perlu dilakukan adalah membuat meeting menjadi sarana yang efektif.

Ketidakefektifan dari suatu meeting biasanya selalu dialamatkan kepada pemimpin meeting. Sebenarnya hal ini kurang tepat, karena ada hal lain juga yang berperan yaitu : persiapan dan teknik yang digunakan oleh partisipan.  Pada tahap persiapan ada 4 langkah yang harus dilakukan.  Pertama adalah mengidentifikasikan tujuannya. Jangan melakukan meeting hanya karena kebiasaan harus ada meeting tiap hari tertentu, namun kurang disertai dengan kejelasan tujuan diadakannya meeting tersebut.  Kedua, identifikasikan keputusan/ tindakan yang akan diambil sebagai keputusan meeting. Oleh karena itu masing-masing peserta harus mempersiapkan pemecahan sesuai dengan agenda meeting. Ketiga, kembangkan agenda meeting. Dalam hal ini sebagai pengundang maka anda harus minta pada orang-orang yang tepat untuk mempersiapkan data-data yang diperlukan untuk membahas keputusan dalam meeting. Lakukan hal itu secara tertulis dalam undangan yang anda buat. Keempat, persiapkan sarana visual pendukung yang berguna bagi kelancaran meeting, seperti OHP, transparansi, ruangan meeting, dll.

Setelah persiapan anda lakukan dengan tepat, maka ada 10 langkah yang harus dilakukan pada saat meeting. Pertama, mulailah  meeting dengan tepat waktu, meskipun belum lengkap seluruhnya yang hadir. Secara psikologis hal ini akan membuat orang lain berpikir bahwa ini adalah meeting yang penting dan tidak boleh membuang waktu. Kedua, bacakan secara jelas tujuan meeting dan aturan yang harus ditaati selama meeting. Ketiga, menugaskan seseorang untuk membuat notulen meeting yang meliputi usulan, masalah, solusi, dan tindakan yang akan diambil. Keempat, pastikan diskusi yang akan dilakukan berjalan sesuai dengan topik yang telah diagendakan. Kelima, arahkan meeting untuk mencapai keputusan dan tindakan. Jika ada agenda yang tersembunyi atau hal-hal personal yang mencoba dikemukakan, maka selalu ingatkan pada agenda meeting. Keenam,  kelolalah waktu secara bermanfaat. Oleh karenanya dalam agenda yang telah dipersiapkan sebaiknya anda mencantumkan waktu yang jelas untuk membahas masing-masing agenda. Ketujuh, kelolalah konflik yang muncul dengan baik. Hal ini penting dilakukan karena pada dasarnya “kunci mengadakan rapat yang sukses adalah dengan terus meningkatkan setiap rapat dengan kritik dan evaluasi yang konstan.” Kedelapan, kontrol  jalannya meeting agar tidak menyimpang dari agenda yang dijadwalkan. Kesembilan, kembangkan rencana tindakan yang akan diambil dan buatlah tugas pada masing-masing orang untuk melakukan follow-up dilapangan sesuai dengan bidangnya dan tetapkan waktu pelaksanaannya di lapangan. Dengan demikian para partisipan dilibatkan untuk secara langsung untuk kesuksesan hasil meeting. Kesepuluh, akhiri meeting tepat pada waktunya dan buatlah janji untuk melakukan follow-up hasil tindakan yang harus diambil.

Yang tidak kalah pentingnya adalah pimpinan meeting harus melakukan kontrol pelaksanaan agenda meeting di lapangan, sehingga meeting yang telah dilakukan dapat membuahkan hasil optimal.

Oleh karena itu Sdri. Rina, anda tidak usah menjadi pesimis tentang “persoalan” meeting tersebut. Dengan memperhatikan tips/langkah-langkah di atas, Anda masih bisa mengusahakan meeting menjadi lebih efektif sehingga dapat membantu masalah Anda di lapangan menjadi lebih optimal. Anggaplah pengalaman meeting yang lalu sebagai contoh yang salah sehingga Anda bisa lakukan dengan lebih baik pada kelompok kerja Anda. Selamat mencoba !