Pengembangan Karir – Seleksi Tenaga Administrasi

Spread the love

pengembangan karir seleksi tenaga administrasi

Bu Novi, saya sekarang sedang bingung dan mohon bisa dibantu memecahkan masalah ini. Saya bekerja di departemen HRD, khususnya menanganani rekrutmen dan seleksi. Tugas saya mulai menghubungi lembaga-lembaga pendidikan untuk mencari tenaga kerja, mengatur pembuatan dan pemuatan iklan lowongan di berbagai media dan melakukan semua proses seleksi. Dalam proses seleksi tersebut, menggunakan beberapa metode. Bisa dibayangkan betapa banyaknya berkas-berkas yang harus diarsip. Karena itu banyak sekali pekerjaan yang bersifat administrative dan sangat membutuhkan kejelian dan ketelatenan. Banyak arsip-arsip yang harus difilling secara sistematis, lengkap dan informatif.

Yang menjadi masalah adalah dalam setahun ini Staf Administrasi Personalia  yang menangani tugas tersebut telah ganti orang sebanyak tiga kali. Kebanyakan juga mereka keluar kena evaluasi karena tidak mampu melaksanakan tugasnya. Berkas-berkas yang harusnya diarsip secara rapi, masih saja amburadul dan kececeran. Dalam bekerja, mereka juga sangat tidak  rapi dan apa adanya. Sehingga kerja jadi tidak efisien dan tidak efektif. Saya jadi sering uring-uringan dan lembur, karena punya staf yang tidak becus seperti itu.

Saya sendiri heran, apanya ya yang salah? Padahal untuk menyeleksi mereka kami juga menggunakan psikotes dan atau tes-tes lain. Tetapi kenapa hasilnya masih juga menyimpang dari kualifikasi yang diharapkan? Selain mencari orang yang pas sesuai dengan kualifikasi, sebenarnya apa saja yang harus dilakukan agar mendapatkan tenaga kerja yang tepat? Mohon solusi terbaiknya agar saya bisa kerja dengan nyaman. Terima kasih.                                                                                                          Tutik, Surabaya

 Jawaban:

 Sdri. Tutik yang sedang kebingungan. Saya bisa membayangkan kerepotan Anda karena ketidakberesan Staf Administrasi di bagian Anda. Memang gampang-gampang susah untuk mendapatkan tenaga kerja untuk pekerjaan tersebut. Saya katakan gampang karena sebenarnya pelaksanaan tugas adminsitrasi tidak terlalu sulit. Hanya membutuhkan ketekunan, sistematika dan  logika dalam pelaksanaannya dibandingkan pekerjaan yang membutuhkan kompetensi lain yang lebih kompleks. Mencari tenaga kerja untuk tugas-tugas dengan kemampuan tersebut juga cukup banyak ketersediaannya di pasaran. Yang agak sulit adalah mencocokkan orang dengan kualifikasi tersebut dengan kebutuhan  dan hal-hal lain dalam organisasi.

Karena itu sebenarnya kata kuncinya adalah Anda harus mengenali dan menginventaris hal-hal atau kondisi-kondisi khusus dalam organisasi Anda. Tujuannya adalah agar Anda bisa mencocokkan kebutuhan organisasi dan ketersediaannya di pasaran. Jadi memang tidak jaminan psikotes  bisa membuat tidak salah pilih. Psikotes hanyalah alat bantu untuk mengenali potensi, sikap dan kemampuan yang dimiliki seseorang. Tapi jika cara mencocokkan hasilnya dengan kebutuhan tidak pas, maka akan menjadi puzzle yang keliru.

Cari kompetensi yang sangat dibutuhkan dalam pekerjaan tersebut. Jangan cari orang yang terlalu muluk karena malah overqualified dan jadinya sia-sia.  Karena itu coba tinjau lagi seleksi yang Anda lakukan, jangan-jangan Anda lebih mementingkan orang dengan IPK bagus, punya banyak prestasi dan ambisi tinggi. Padahal orang-orang dengan kualifikasi demikian, biasanya kurang menyukai sifat pekerjaan  klerikal dan rutin. Ingat, Anda harus mencari orang yang tepat untuk pelaksanaan tugas itu, bukan orang yang bagus kualifikasinya tetapi tidak cocok dengan kebutuhan pekerjaan. Untuk posisi ini juga sebenarnya tidak perlu mencari orang yang sudah punya pengalaman kerja sama sebelumnya, karena relatif tidak sulit mentraining hal-hal yang harus dikuasai.

Selanjutnya berikan penjelasan skope dan sasaran pekerjaan yang akan dilibati. Meskipun mungkin sangat sibuk, sempatkanlah. Jika sudah ada pedoman uraian tugas (job description) di perusahaan Anda, akan sangat baik. Tetapi itupun tetap membutuhkan pengarahan langsung dari Anda. Jelaskan sasaran pertama yang Anda harapkan, misalnya file harus rapi dan mudah dicari, ketikan benar dan selesai cepat, pekerjaan selesai sesuai dengan target waktu penyelesaian,

Jika masih belum sesuai dengan sasaran, evaluasi dan berikan umpan-balik. Orang harus tahu apa yang dikerjakan sudah benar atau belum. Jika tidak, ia hanya meraba-raba saja. Ini yang berbahaya, karena standar hasil bisa berbeda. Mumpung masih baru, Anda punya kesempatan untuk membentuk mereka sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dan organisasi. Untuk itu, jangan lupa berikan juga nilai-nilai, etos kerja dan budaya perusahaan. Tiga bulan pertama adalah kesempatan yang baik untuk membentuk karakter agar bisa beradaptasi dengan budaya perusahaan dan karakter pekerjaan.

Pantaulah perkembangan kemampuannya beradaptasi dengan mengevaluasi imbal jasa yang diterima. Jika Anda ingin punya staf yang kompeten, maka dari pihak manajemen juga harus memperhatikan pula gaji yang diterima sebagai salah satu upaya untuk mempertahankan mereka. Orang sering lupa, waktu dan energi yang digunakan untuk  merekrut dan mendidik orang baru seringkali tidak pernah dihitung sebagai biaya. Dan agar dapat mempertahankan karyawan yang punya kinerja bagus, perlu penanganan komprehensif agar rangkaian proses pembinaan dan pemberdayaaan SDM tidak berjalan sepotong-potong. Salam dan sukses selalu untuk Anda!